Service attachment – RingCentral professional services agreement

Condizioni generali per la fornitura dei servizi professionali

Service attachment – RingCentral professional services agreement

This Service Attachment is a part of the Agreement that includes the terms and conditions agreed by the Parties under which RingCentral will provide the RingCentral Professional Services to Customer.

In the event of any conflict between the provisions of the Agreement and the provisions of this Professional Services Agreement (the “PS Agreement”), such provisions of this PS Agreement will prevail.

1. Service Overview. RingCentral shall provide the implementation, installation, consulting, configuration services and other professional services (“Professional Services”) as described and agreed upon in writing between the Parties pursuant to a statement of work (“Statement of Work” or “SOW”).

2. Project Phases. The Professional Services may be delivered in one or more phases. The SOW will specify the milestone, objectives, Sites, fees and other components that are included in the scope of each phase (“Project Phase”). The Professional Services may also be provided on a time and material basis (“T&M Services”) paid by the hour based on the then current T&M Services hourly rate offered by RingCentral, as specified in the relevant SOW. Customer agrees that the delivery, installation, testing, acceptance and payment for the Professional Services rendered under any one Project Phase is not dependent on the delivery, installation, testing, acceptance and payment for the Professional Services under any other Project Phase. Each Project Phase will be billed upon Acceptance, and payment for each Project Phase is due in full within the applicable payment period agreed between the Parties and is non-refundable.

3. Customer Sites and Site Visits. In the event the Parties agree that the Professional Services must be performed at one or more Customer facility(ies) (“Site(s)”), the Site(s) will be separately identified in the applicable SOW. Each visit to a separate Customer Site will be considered a separate “Site Visit”. When so stipulated in the SOW, each Site may constitute a Project Phase. Customer has the following obligations with respect to all Site Visits:

  1. a. Customer will maintain and ensure safe working conditions at each Site and shall promptly inform the RingCentral project manager of any known hazardous conditions at any Site prior to any visit by RingCentral Personnel.

  2. b. Customer shall ensure that all Site hardware and network environment meets or exceed the requirements set forth in the Statement of Work and in “RingCentral VoIP Network Requirements and Recommendations” which can found at:

  3. c. Customer shall provide RingCentral with all reasonable information, cooperation, and assistance that RingCentral requests in connection with performing the Services, including without limitation providing RingCentral with access to Customer’s systems and networks and related system and network administrators. Any failure on the part of Customer to provide the cooperation requested by RingCentral, or to provide the information or hardware and software environment required, may result in the need for a Change Order to contemplate additional fees and extended timelines to accommodate Customer’s failure to do so.

  4. d. Customer shall ensure that at least ten (10) business days prior to a Site Visit or as otherwise agreed in the applicable SOW, the Customer Project Manager shall provide to the RingCentral Project Manager the following information for the Site to be visited:

    1. I. the first and last name, extension number, and email address for delivery of message notification emails of each End User for which the Services are to be implemented at the Site and any other information that RingCentral requests to configure the digital lines that are part of such Services to be implemented (this information needs to be in the form of a Microsoft Excel file suitable for use with the Plan Service’s bulk configuration utility);

    2. II. written or illustrated diagrams of Customer’s current and proposed dial plans and data and call flows; and

    3. III. information related to configurations, equipment, and deployment requirements for the Site, as requested by RingCentral.

4. Late Site Visit Change. The Parties acknowledge and agree that Customer’s cancellation or change of the dates of a Site Visit at any time during the ten (10) business days immediately prior to the date that the Site Visit is scheduled to take place (a “Late Site Visit Change”) will cause RingCentral to incur expenses and losses (including without limitation RingCentral’s costs in rescheduling the Site Visit and/or loss of opportunity for other business during the period during which such Site Visit was to take place). Accordingly, Customer agrees that for each Late Site Visit Change, Customer shall incur (at the time of cancellation or change) and be liable for, as liquidated damages, an amount equal to eight (8) hours of RingCentral T&M Services at RingCentral’s then-current T&M Services hourly rate, as well as any Service Expenses that have already been expended by RingCentral. The Parties acknowledge and agree that this amount is a fair, reasonable, and appropriate pre-estimate of the losses that RingCentral will incur as a result of any single Late Site Visit Change.

5. Professional Services Acceptance. Each SOW will identify the specific criteria required for the completion of each Project Phase (“Completion Criteria”). Unless otherwise agreed between the Parties in the SOW, upon RingCentral’s completion of the Professional Services for each Project Phase, RingCentral will review the Completion Criteria with Customer and will present to the Customer the Professional Services Project Completion Signoff Form (“PCF”) for that Project Phase. Notwithstanding anything to the contrary in this PS Agreement or any SOW, RingCentral’s obligations under any Project Phase are deemed accepted and the Professional Services under such Project Phase shall be considered completed in full and billable upon any of the following (“Acceptance”):

  1. a. Customer executes the PCF.

  2. b. If RingCentral presents Customer with the PCF and the Customer fails to execute the PCF within three (3) days, unless the Customer provides to RingCentral, within those three (3) days, with a detailed description of the items that are outstanding or that are materially non- conforming with the Completion Criteria applicable to the specific Project Phase. If RingCentral timely receives a rejection notice, then RingCentral will complete or re-perform any portion of the non-conforming Professional Services and re-submit the PCF for the Project Phase to the Customer for Acceptance as described above. If RingCentral timely receives from the Customer a second rejection notice, and RingCentral, in its reasonable discretion determines that the Professional Services for the Project Phase were properly completed in accordance with the Completion Criteria, Acceptance of the Project Phase will be deemed to have been occurred.

  3. c. Production Use: Unless otherwise agreed in writing between the Parties, production use will constitute Acceptance for all purposes of this PS Agreement.

  4. d. T&M Services. Acceptance for T&M Services, if applicable and used in a SOW, is deemed to have occurred upon performance.

6. Payment

  1. a. The SOW will set forth the fees that the Customer will pay to RingCentral for each Project Phase, and the rates for T&M Services. Customer will compensate RingCentral fees and expenses for the Services as set forth in the applicable SOW. Customer acknowledges and agrees that all fees and charges shall be due and payable without any deduction, withholding, or offset of any kind, including without limitation for any levy or tax.

  2. b. Invoicing and Payment of Professional Services fees. Except to the extent otherwise provided in a SOW or this Section, all amounts due under this PS Agreement for Professional Services other than T&M Services, shall be invoiced upon Acceptance of each Project Phase. T&M Services will be invoiced Monthly in arrears. The payment term for each invoice is set forth in the Agreement.

  3. c. Service Expenses. In addition to the fees and expenses set forth in the applicable SOW, Customer agrees to reimburse RingCentral for its fixed travel, meal, and lodging expenses incurred in connection with any Site Visit (“Service Expenses”). Travel, meal, and lodging expenses shall be invoiced upon Acceptance of each Project phase, alongside all other amounts due under this PS Agreement, on a per-trip/per resource basis. RingCentral shall, after Customer request, provide information verifying the deployment of on-site resources and expenditure of Service Expenses.

  4. d. Additional Fees. Customer agrees to incur and be liable for any additional fees or other amounts not provided for in this PS Agreement or the applicable SOW. These Additional fees may include, but are not limited to the following:

    1. I. For any additional Site Visit(s) not included in the SOW, the Customer agrees to pay on a T&M Services basis, with a minimum fee equal to eight (8) hours of RingCentral per day at the then-current T&M Services hourly rate.

7. Changes to SOWs

Changes to any applicable SOW shall be made only in a mutually executed written change order between RingCentral and Customer (a “Change Order”), outlining the requested change and the effect of such change on the Services, including without limitation the fees and the timeline as determined by RingCentral in its reasonable discretion. RingCentral shall have no obligation to commence work in connection with any Change Order until the Change Order is agreed upon by both Parties in writing. RingCentral has no obligation to provide any Professional Services outside the scope of an SOW.

8. Enterprise Support

As part of the Professional Services provided, Customer may purchase Enterprise Support services from RingCentral for use with the Services. The terms and conditions that govern the Enterprise Support can be found at:

9. Term and Termination

  1. a. Term. This PS Agreement shall remain in effect for as long as the Agreement is in effect, unless terminated in accordance with this Section.

  2. b. Termination. Either Party may terminate this PS Agreement, in whole or in part, with thirty (30) days’ advance written notice to the other Party. Unless otherwise specified in the termination notice, the termination of one SOW or Project Phase shall not necessarily result in the termination of, or otherwise affect, any other SOW or Project Phase.

  3. c. Effect of Termination. In the event that this PS Agreement, a SOW, or a Project Phase is terminated, in whole or in part, for any reason other than for RingCentral’s material breach of this PS Agreement, Customer shall be obligated to pay RingCentral for:

    1. I. any Professional Services and T&M Services that have been rendered up until the effective date of the termination;

    2. II. all applicable Service Expenses incurred; and

    3. III. (50%) of the fees for any other Professional Services not yet performed, due under the Project Phase(s) being cancelled, if termination of the PS Agreement, SOW, or a Project Phase occurs within one hundred and eighty (180) days of execution of the applicable SOW. If termination occurs after one hundred and eighty (180) days of execution of the applicable SOW, Customer shall owe all outstanding fees for any Professional Services not yet performed pursuant to the SOW, due under the Project Phase being cancelled.

  4. d. Post-Termination Notice Wrap-Up. Upon receiving or providing notice of termination of this PS Agreement, RingCentral shall be relieved of and excused from any obligation to continue to perform Services or to perform under any then-current SOWs or Project Phase.

Condizioni Generali per la fornitura dei Servizi Professionali

Le presenti Condizioni Generali per la Fornitura dei Servizi Professionali (“Accordo PS”), che sono parte dell’Accordo includono i termini e le condizioni concordate dalle Parti in base alle quali RingCentral fornirà al Cliente i Servizi Professionali secondo quanto previsto nel Modulo d’Ordine.

In caso di conflitto tra le disposizioni dell’Accordo e le disposizioni del presente Allegato queste ultime prevarranno.

1. Descrizione del Servizio. RingCentral fornisce al Cliente l'implementazione, l'installazione, la consulenza, i servizi di configurazione e altri servizi professionali ("Servizi Professionali") secondo quanto descritto e concordato per iscritto tra le Parti in base a un piano di avanzamento del lavoro ("Piano di Lavoro" o "PdL").

2. Fasi del Progetto. I Servizi Professionali possono essere erogati in una o più fasi. Il PdL specificherà le tappe, gli obiettivi, i Siti, le tariffe e gli altri componenti che sono inclusi nell'ambito di ogni fase ("Fase di Progetto"). I Servizi Professionali possono anche essere forniti su base oraria e materiale ("Servizi di T&M"), pagati in base alla tariffa oraria in vigore per i Servizi di T&M, proposta da RingCentral ed indicata nel relativo PdL. Il Cliente accetta che la consegna, l'installazione, il collaudo, l'accettazione e il pagamento dei Servizi Professionali resi nell'ambito di una qualsiasi Fase di Progetto non dipendono dalla consegna, dall'installazione, dal collaudo, dall'accettazione e dal pagamento dei Servizi Professionali nell'ambito di qualsiasi altra Fase di Progetto. Ogni Fase del Progetto sarà fatturata singolarmente al momento dell'Accettazione, e il pagamento per ogni Fase del Progetto è dovuto per intero entro il termine concordato tra le Parti e non è rimborsabile.

3. Siti dei Clienti e Visite al Sito. Nel caso in cui le Parti concordino che i Servizi Professionali debbano essere eseguiti presso una o più strutture del Cliente ("Sito(i)"), il/i Sito(i) sarà/anno identificato/i separatamente nel relativo PdL. Ogni visita ad uno specifico Sito del Cliente sarà considerata una "Visita al Sito" separata. Se così stabilito nel PdL, ogni Sito può costituire una Fase di Progetto. In relazione a tutte le Visite al Sito Cliente è tenuto a:

  1. a. garantire e conservare la sicurezza delle condizioni di lavoro in ogni Sito e ad informare tempestivamente il responsabile del progetto di RingCentral di qualsiasi condizione di pericolo di cui è a conoscenza relativamente ad ogni Sito prima di qualsiasi visita da parte del personale di RingCentral.

  2. b. garantire che i sistemi hardware del Sito e le risorse di rete soddisfino o eccedano i requisiti stabiliti nel PdL e nei "Requisiti e Raccomandazioni per l’utilizzo della rete VoIP del RingCentral" disponibili al seguente indirizzo:

  3. c. fornire a RingCentral tutte le informazioni necessarie, nonchè a cooperare e assistere RingCentral in relazione all'esecuzione dei Servizi Professionali, incluso, senza limitazioni, garantire l'accesso ai propri sistemi informatici e di rete così come ai relativi sistemi di gestione. In caso di inadempimento da parte del Cliente alle richieste di assistenza e cooperazione avanzate da RingCentral, o in caso di mancata comunicazione delle informazioni richieste o nel caso in cui il Cliente non renda disponibili a RingCentral le risorse hardware e software richieste, RingCentral per far fronte all’inadempimento del Cliente si riserva la facoltà di emettere un Ordine di Variazione che prevede costi aggiuntivi e tempistiche aggiornate per l’esecuzione delle prestazioni richieste.

  4. d. Fatto salvo quanto diversamente concordato nel relativo PdL il Cliente deve assicurare che almeno dieci (10) giorni lavorativi prima di una Visita al Sito, il Responsabile di Progetto del Cliente deve fornire al Responsabile di Progetto di RingCentral le seguenti informazioni relative al Sito da visitare:

    1. I. il nome e il cognome, il numero telefonico e l'indirizzo e-mail a cui è possibile notificare i messaggi di ciascun Utente Finale per il quale i Servizi devono essere installati nel Sito e qualsiasi altra informazione che RingCentral richiede per configurare le linee digitali che fanno parte dei Servizi Professionali da implementare (queste informazioni devono essere fornite tramite un file Microsoft Excel adatto ad essere utilizzato con le dimensioni dell’utilità di configurazione Servizio di Pianificazione);

    2. II. schemi scritti o illustrati dei piani di collegamento attuali e/o progettati dal Cliente che includono i flussi di dati e chiamate; e

    3. III. informazioni relative alle configurazioni, alle apparecchiature e ai requisiti di implementazione del Sito, richieste da RingCentral.

4. Ritardo nella cancellazione della Visita al Sito. Le Parti riconoscono e concordano che la cancellazione o la modifica delle date di una Visita al Sito da parte del Cliente durante i dieci (10) giorni lavorativi immediatamente precedenti la data in cui la Visita al Sito è prevista (un "Ritardo nella cancellazione della Visita al Sito ") causerà a RingCentral spese e perdite (inclusi, senza limitazione, i costi di RingCentral per la riprogrammazione della Visita al Sito e/o la perdita di opportunità per altre attività commerciali durante il periodo in cui tale Visita al Sito avrebbe dovuto avere luogo). Di conseguenza, il Cliente accetta che per ogni modifica tardiva della data prevista per la Visita al Sito, corrisponderà (al momento della cancellazione o della modifica) un importo pari a otto (8) ore di servizi T&M di RingCentral alla tariffa oraria prevista per i Servizi T&M di RingCentral in vigore, e rimborsare qualsiasi costo già sostenuto da RingCentral. Le Parti riconoscono e concordano che tale importo rappresenta una stima preliminare equa, ragionevole e appropriata dei danni che RingCentral subirà in conseguenza di ogni Ritardo nella cancellazione della Visita al Sito.

5. Accettazione dei Servizi Professionali. Ogni PdL individuerà i criteri specifici richiesti per il completamento di ogni Fase di Progetto ("Criteri di completamento"). Se non diversamente concordato tra le Parti nel PdL, una volta terminata la fornitura dei Servizi Professionali per ogni Fase di Progetto da parte di RingCentral, RingCentral esaminerà il rispetto dei Criteri di Completamento con il Cliente e presenterà al Cliente il Report sull’esecuzione dei Servizi Professionali ("RSP") per quella Fase di Progetto. Indipendetmente da ogni contraria previsione contenuta nel presente Accordo di PS o in qualsiasi PdL, gli obblighi di RingCentral nell'ambito di qualsiasi Fase di Progetto sono considerati accettati e i Servizi Professionali nell'ambito di tale Fase di Progetto saranno considerati correttamente eseguiti e saranno fatturabili al ricorrere di una delle seguenti circostanze: ("Accettazione"):

  1. a. ll Cliente rende esecutivo il RSP.

  2. b. Se RingCentral presenta al Cliente il PCF e il Cliente non riesce ad eseguire il PCF entro tre (3) giorni, a meno che il Cliente non fornisca a RingCentral, entro questi tre (3) giorni, una descrizione dettagliata degli elementi che sono in sospeso o che sono materialmente non conformi ai Criteri di Completamento applicabili alla specifica Fase di Progetto. Se RingCentral riceve tempestivamente una comunicazione di rifiuto, allora RingCentral completerà o eseguirà nuovamente qualsiasi parte dei Servizi Professionali non conformi e presenterà nuovamente il RSP per la Fase del Progetto al Cliente per l'Accettazione secondo quanto sopra descritto. Se RingCentral riceve tempestivamente dal Cliente una seconda comunicazione di rifiuto e RingCentral, a sua ragionevole discrezione, ritiene che i Servizi Professionali per la Fase del Progetto siano stati completati correttamente in conformità con i Criteri di Completamento, l'accettazione della Fase del Progetto sarà considerata come avvenuta.

  3. c. Uso della produzione: Se non diversamente concordato per iscritto tra le Parti, l'uso della produzione costituirà l'Accettazione a tutti gli effetti del presente Accordo di PS.

  4. d. Servizi T&M. L'Accettazione per i Servizi T&M, se applicabile e utilizzata in un SOW, si considera avvenuta al momento dell'esecuzione.

6. Pagamenti

  1. a. Il PdL stabilisce le tariffe che il Cliente sarà tenuto a pagare a RingCentral per la Fase di Progetto e le tariffe per i Servizi T&M. Il Cliente corrisponderà le tariffe previste e le spese sostenute da RingCentral per i Servizi resi come stabilito nel PdL di riferimento. Il Cliente riconosce e accetta che tutte le tasse e gli oneri saranno dovuti e sono pagabili senza alcuna deduzione, trattenuta o compensazione di qualsiasi tipo, incluso, senza limitazione, qualsiasi prelievo o tassa.

  2. b. Fatturazione e Pagamento dei Servizi Professionali. Salvo quanto diversamente previsto in ogni specifico PdL o nella presente Sezione tutti gli importi dovuti ai sensi del presente Accordo PS per i Servizi Professionali diversi dai Servizi T&M, saranno fatturati al momento dell'Accettazione di ogni Fase di Progetto. I Servizi T&M saranno fatturati mensilmente in anticipo. Il termine di pagamento per ogni fattura è quello stabilito nell’Accordo.

  3. c. Spese di servizio. In aggiunta alle tariffe e ai costi stabiliti nel PdL in vigore, il Cliente accetta di rimborsare RingCentral le spese fisse di viaggio, pasto e alloggio sostenute in relazione a qualsiasi Visita al Sito ("Spese di servizio"). Le spese di viaggio, vitto e alloggio saranno fatturate al momento dell'Accettazione di ogni Fase di Progetto insieme a tutti gli altri importi dovuti ai sensi del presente Accordo PS, in base a ciascun viaggio/risorsa impegnata. RingCentral, su richiesta del Cliente, fornirà le informazioni necessarie a certificare l'impiego delle risorse in loco e gli importi delle Spese di servizio.

  4. d. Spese aggiuntive. Il Cliente riconosce e accetta di sostenere e di essere responsabile di eventuali costi aggiuntivi o altri importi non previsti dal presente Accordo PS o dal PdL di riferimento. Queste Spese aggiuntive possono includere, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

    1. I. ogni ulteriore Visita al Sito non inclusa nel PdL, per la quale il Cliente accetta di pagare a partire da una tariffa minima di otto (8) ore, una tariffa oraria analoga a quella stabilita per i Servizi T&M applicabili.

7. Modifiche ai PDL

I PdL in corso potranno essere modificati solo in base ad un accordo scritto e sottoscritto da RingCentral e dal Cliente (un "Accordo di Variazione"), che riporti le modifiche richieste e l'effetto di tali modifiche sui Servizi, incluse, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le tariffe e le tempistiche, che saranno stabilite da RingCentral ragionevolmente a sua discrezione. RingCentral non sarà obbligata ad iniziare l’esecuzione delle attività previste per la fornitura dei Servizi Professionali fino a quando l'Accordo di Variazione non sarà stato sottoscritto da entrambe le Parti. RingCentral non è in alcun modo tenuta a fornire I Servizi Professionali oltre quanto previsto e concordato nell’ambito di ciscun PdL.

8. Servizi di Assistenza alle imprese

Come parte dei Servizi Professionali forniti, il Cliente potrà ricevere da RingCentral servizi di assistenza per l'utilizzo dei Servizi. I termini e le condizioni che regolano i Servizi di Assistenza alle imprese sono disponibili al seguente indirizzo:

9. Durata e Recesso

  1. a. Durata. Il presente Accordo PS rimane in vigore per tutto il tempo in cui è in vigore l’Accordo, fatto salvo quanto previsto nella presente Sezione.

  2. b. Recesso. Ciascuna Parte potrà recedere dal presente Accordo PS, in tutto o in parte, comunicandolo con un preavviso scritto di trenta (30) giorni all'altra Parte. Se non diversamente specificato nella comunicazione di recesso, la conclusione di un PdL o di una Fase di Progetto non comporta necessariamente la interruzione di, o comunque influisce su, qualsiasi altro PdL o Fase di Progetto in corso.

  3. c. Effetti del recesso. Nel caso in cui il presente Accordo PS, un PdL o una Fase di Progetto sia terminata, in tutto o in parte, per qualsiasi ragione diversa dalla violazione materiale del presente Accordo PS da parte di RingCentral, il Cliente sarà tenuto a al pagamento:

    1. I. degli importi dovuti per tutti i Servizi Professionali e i Servizi T&M che sono stati resi fino alla data effettiva di recesso;

    2. II. delle spese, ove presenti, sostenute da RingCentral per l’esecuzione dei Servizi fino alla data effettiva di recesso; e

    3. III. (50%) dei compensi per qualsiasi altro Servizio Professionale non ancora eseguito, dovuti nell'ambito della Fase di Progetto in corso, se la conclusione dell’Accordo di PS, del PdL o di una Fase di Progetto interviene entro centottanta (180) giorni dall'esecuzione dei relativi PdL. Se la cessazione si verifica dopo centottanta (180) giorni dall'esecuzione del relativo PdL, il Cliente sarà tenuto al pagamento di tutti gli importi dovuti per i Servizi Professionali non ancora eseguiti ai sensi del PdL, e dovuti nell'ambito della Fase di Progetto che si è conclusa.

  4. d. Avviso di conclusione successivo al Recesso. Dopo aver ricevuto o inviato comunicazione di cessazione del presente Accordo di PS, RingCentral sarà sollevata ed esonerata da qualsiasi obbligo relativo all’esecuzione dei Servizi Professionali di qualsiasi PdL o Fase di Progetto in corso.