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Logiciel pour meeting : lequel choisir ?

Ring Central Blog

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12 minutes de lecture

Avec l’essor du travail à distance, du « travail hybride » et du télétravail, le choix d’un logiciel pour meeting est devenu une priorité pour de nombreux professionnels. De plus en plus de salariés et prestataires choisissent de travailler en dehors de l’environnement de bureau traditionnel. Ces nouveaux modèles impliquent que les entreprises doivent s’adapter pour continuer à fonctionner de manière efficace et productive.

Au cœur de cette appropriation du travail à distance, la question de la communication est primordiale. Les organisations doivent mettre en place des solutions pour garder le contact avec tous leurs collaborateurs. Dans un environnement de bureau traditionnel, il est facile de planifier des réunions d’équipe ou avec les clients. Même les discussions informelles entre collègues peuvent contribuer à améliorer la productivité.

Avec le travail à distance ce sont les meetings et webconférences qui remplacent les réunions en présentiel. Ces modes de communication constituent le principal moyen pour les entreprises de rester en contact avec les travailleurs à distance ou d’échanger avec des clients ou des fournisseurs qui ne sont pas dans leur région. Mais, pour cela, elles ont besoin de solutions logiciels leur permettant de conserver une excellente qualité de communication et de favoriser l’engagement et la collaboration même à distance.

Découvrez notre guide pour choisir le logiciel de meeting adapté à votre entreprise. 

Qu’est-ce qu’un logiciel pour meeting ?

Un logiciel pour meeting et réunion en ligne est une plate-forme tout-en-un qui vous donne la possibilité de planifier, héberger, diffuser et stocker votre réunion en ligne.
Les logiciels de meeting offrent le plus fréquemment des options de connexion via une application mobile, un navigateur web ou directement depuis la plate-forme.
Ils se basent sur un système VoIP sous-jacent pour relier tous les participants à la réunion. 

Logiciel de reunion RingCentral

Les fonctionnalités de logiciels pour meeting incluent généralement :

Grâce à ces capacités, les logiciels vous permettent d’organiser différents types de meetings en ligne.

Les différents types de meetings en ligne

Le type de meeting que vous pouvez organiser avec votre logiciel dépend de plusieurs facteurs. Ceux-ci incluent en premier lieu l’appareil que vous exploitez. Si vous avez installé un système de communications unifiées tel que RingCentral MVP, vous pouvez également préparer une réunion hybride où un participant utilise un type de réunion tandis que les autres intervenants en emploient d’autres.

Les principaux types de réunion accessibles depuis un logiciel de meeting sont :

Les conférences web

Les conférences web ou web-conférences font référence à tout type de réunion à laquelle participent deux personnes ou plus. Les intervenants peuvent se trouver dans des lieux géographiques différents. À l’aide d’une connexion Internet fiable et d’un logiciel de conférence web approprié, ils peuvent communiquer en temps réel par audio ou vidéo.

La conférence web est un terme générique qui regroupe lui-même d’autres types de réunions en ligne. Par exemple grâce à la technologie, vous pouvez organiser une conférence où un seul hôte présente un diaporama ou partage son écran. Vous pouvez aussi planifier un meeting participatif où tous les invités peuvent partager des fichiers et prendre part aux discussions.

RingCentral propose une gamme de solutions intuitives dans sa suite bureautique pour couvrir tous les aspects de la conférence web. Que vous souhaitiez communiquer par SMS, audio ou appels vidéo (ou un hybride de ceux-ci), RingCentral est le choix parfait pour toute entreprise qui organise régulièrement des meetings en ligne.

Les différents types de réunions en ligne

Les conférences virtuelles

La conférence virtuelle est généralement utilisée lorsqu’un événement spécial doit être diffusé en ligne. Par exemple, elle peut servir à lancer un produit, annoncer une offre ou simplement organiser un webinaire ou webinar informatif.

Dans certains cas, une conférence téléphonique virtuelle peut être un événement hybride. Il peut y avoir des participants physiques ainsi que des participants distants via une plate-forme de conférence en ligne. Cela ouvre l’événement à un public beaucoup plus large et peut être particulièrement utile lorsqu’une entreprise possède plusieurs emplacements physiques et souhaite que les équipes de ces différents emplacements puissent participer.

RingCentral MVP est la plate-forme idéale pour toute société qui a besoin d’organiser des conférences ou des événements virtuels. Les forfaits disponibles avec RingCentral permettent de réunir un grand nombre de participants. Et même s’il s’agit d’une visio, les personnes sans webcam peuvent toujours se joindre et participer via l’audio uniquement.

Les téléconférences

La téléconférence est une réunion en temps réel qui peut être audio ou parfois audiovisuelle. Les participants accèdent à l’événement au travers des réseaux de télécommunications ou peuvent utiliser n’importe quel navigateur ou appareil web, y compris les téléphones portables, ordinateurs portables, tablettes, ordinateurs de bureau, etc. Le meeting peut aussi avoir lieu depuis une salle pour réunion virtuelle spécialement équipée.

Elle peut prendre la forme d’une conférence téléphonique, uniquement audio, ou être intégrée dans une solution plus complète de visioconférence.

Quels outils pour une visioconférence ?

Comme son nom l’indique, une visioconférence est un mode de communication qui allie l’image et le son. Pour planifier et lancer des vidéoconférences, vous avez donc besoin d’un logiciel de meeting en ligne doté de certaines fonctionnalités.

Si vous avez spécifiquement besoin d’organiser des visioconférences, recherchez d’abord une solution qui offre les fonctionnalités de base telles que la vidéo HD et le partage d’écran. Pensez également à vérifier s’il y a des limites de temps ou de nombre de participants.

Les outils pour une vidéoconférence

 

Enfin pour que votre visioconférence soit efficace et productive, privilégiez les logiciels de meeting qui offrent : 

Conseil de pro : les solutions de visioconférence offrent généralement un large éventail de fonctionnalités de conférence qui dépend d’options de tarification. Des solutions comme RingCentral MVP vous permettent d’essayer gratuitement ces différents plans afin de choisir la version qui correspond exactement à vos exigences.

Quel est le matériel nécessaire pour participer à une visioconférence ?

Le logiciel de meeting exploite les périphériques des équipements sur lesquels il est installé ou utilisé. Pour organiser ou rejoindre une visioconférence, vous n’avez donc besoin que d’un matériel doté d’un microphone et d’une caméra ou webcam. Vous pouvez ainsi assister à la réunion depuis un PC fixe, un portable, un smartphone, une tablette, etc.

Si vous ne disposez pas de caméra, vous pourrez toujours rejoindre la visioconférence en mode audio uniquement. Et si vous êtes dans un lieu bruyant ou ne pouvez pas parler, vous pourrez encore échanger avec vos collaborateurs grâce au chat intégré !

Enfin la plupart des solutions de meeting en ligne professionnel comme RingCentral MVP ne requièrent aucun téléchargement. Vous pouvez rejoindre la réunion directement depuis un navigateur web en cliquant simplement sur le lien de participation reçu par mail ou SMS.

Quels critères prendre en compte pour choisir son logiciel de meeting ?

Le meilleur logiciel de meeting est celui qui correspond exactement à vos besoins, votre activité et votre audience. Pour vous aider dans votre choix, voici la liste des principaux critères à évaluer.

La qualité audio et vidéo

Si votre logiciel de meeting possède une qualité vidéo médiocre, vous prenez le risque que les gens désactivent complètement la vidéo. Pour les meetings importants ou à enjeux élevés, cette problématique peut être particulièrement nuisible et impacter l’image de professionnalisme de votre entreprise.

Pour garantir la qualité vidéo, vérifiez que le fournisseur du logiciel de meeting offre une qualité audio et vidéo HD. Assurez-vous aussi que votre organisation et vos participants disposent d’une bande passante suffisante pour assister à la conférence dans des conditions optimales.

La facilité d’utilisation

Même si les visioconférences deviennent de plus en plus populaires en entreprise, de nombreux individus n’ont encore jamais employé d’outil de réunion en ligne. Pour que la solution soit adoptée par tous, l’expérience de connexion et de navigation doit être intuitive. Vos réunions et discussions en ligne doivent être à la fois faciles à rejoindre et à manier.

La meilleure façon d’être certain que le  logiciel de réunion en ligne sera largement adopté est d’inciter différents groupes d’utilisateurs à l’essayer. En fonction de leur retour d’expérience, vous pourrez choisir (ou non) de  le déployer à l’échelle de l’entreprise.

La flexibilité

Avec l’essor du travail à distance, les participants à votre réunion peuvent se connecter depuis un café, leur domicile ou même un train ou leur voiture à l’aide d’un téléphone portable, tablette ou ordinateur portable.

En fonction des besoins de vos coéquipiers et collaborateurs externes, vous devriez rechercher un logiciel de réunion en ligne qui fonctionne sur divers appareils. Vérifiez également que l’application de réunion web choisie est compatible avec les différents systèmes d’exploitation utilisés dans votre entreprise (Windows, Linux, IOS pour Mac, iPhone et iPad ou encore Android).

Les outils collaboratifs

Lors du choix de sa solution de meeting en ligne, il est également important de considérer les options supplémentaires à celles des « conférences de base ».

Le partage d’écran ou de documents aide à transmettre clairement les informations, mais l’ajout d’autres outils permet de rendre les réunions beaucoup plus attractives et engageantes.

Là aussi, les fonctionnalités collaboratives dépendent de votre activité et de vos interlocuteurs. Si vous organisez régulièrement des ateliers brainstorming ou des points, des fonctionnalités comme les tableaux blancs et annotations partagées faciliteront le recueil des idées et remarques de vos collaborateurs.

Si vous utilisez les meetings en ligne pour des lancements ou présentations de produits vous pourriez être intéressés par les options de sondages et questionnaires pour récupérer les avis et impressions de vos prospects et clients.

Le prix

Le tarif d’un logiciel de meeting en ligne peut être très différent d’une solution à l’autre. Ici, il est important de prendre en compte le rapport fonctionnalité/prix.

Par exemple, certaines solutions de réunion en ligne intègre de base des outils collaboratifs. Le prix des réunions web pour les solutions tout-en-un est généralement plus élevé que celui d’une solution de réunion web autonome. En revanche, il n’y a pas de frais supplémentaires à l’utilisation.

Quel est le meilleur logiciel pour meeting ?

La réponse la plus fiable à cette question est donc que le meilleur logiciel de réunion en ligne est celui qui convient le mieux à vos besoins…
Une fois que vous aurez déterminé ceux-ci pour l’ensemble de votre entreprise, n’hésitez pas à contacter les fournisseurs de visioconférence pour leur demander un essai gratuit. 

Ensuite, testez l’interface utilisateur en vérifiant en priorité qu’elle est simple et intuitive à utiliser pour planifier et rejoindre des salles de réunions. Vérifiez également qu’elle est compatible avec tous vos équipements et utilisable par vos collaborateurs distants.

Certaines offres intègrent aussi une version gratuite pour organiser des réunions en ligne avec les fonctionnalités de base.

Comment faire une réunion en visio gratuitement ?

Pour faire une réunion en visio gratuitement, il suffit d’utiliser un logiciel pour meeting gratuit ! Il existe en effet de multiples solutions de meeting en ligne gratuites. Ces applications sont plus limitées en fonctionnalités ou proposent des durées de réunion et un nombre de participants restreints par rapport aux solutions professionnelles payantes. 

Néanmoins, elles constituent un excellent moyen de tester un logiciel et répondent aux besoins des entreprises qui recourent rarement à la visioconférence, avec un petit nombre de participants.

Les 6 meilleurs logiciels de visioconférence gratuits pour petites entreprises

  1. Glip par RingCentral : l’application de réunion en ligne gratuite la plus professionnelle 

Glip par RingCentral apporte une expertise primée dans toute la gamme des communications cloud. Cette application gratuite intégrée de visioconférence et de messagerie d’équipe est à la fois puissante et très rapide à prendre en main.

L’application Glip fonctionne aussi bien sur les ordinateurs de bureau que les appareils mobiles. En plus de visioconférences fiables, elle vous permet de bénéficier : 

The Glip par RingCentral

  1. Google Meet : idéal pour le partage de fichiers

Google Hangouts Meet ou Google Meet propose aussi une interface de visioconférence fiable et intuitive avec des discussions individuelles et de groupe. Ce logiciel gratuit est fourni automatiquement avec une adresse Gmail et s’intègre aux outils de partage de fichiers et de collaboration de Google Drive et G Suite. 

Toutefois, l’outil ne permet de réunir que 25 participants en visioconférence et il faut obligatoirement avoir un compte Gmail pour y accéder. Il n’est pas non plus possible d’enregistrer de vidéoconférence dans le cadre du forfait gratuit.

Pour bénéficier plus facilement des outils collaboratifs de Google, vous pouvez aussi utiliser RingCentral Glip qui s’intègre parfaitement à Gmail et Drive, vous permettant ainsi d’optimiser gratuitement votre collaboration.

  1. Microsoft Teams : idéal pour le suivi des tâches 

Microsoft Teams est un autre outil de visioconférence gratuit qui propose de nombreuses intégrations tierces, notamment dans le domaine de la gestion de projet. Ces outils permettent aux équipes de collaborer sur des documents et de visualiser les mises à jour et avancées en fonction d’objectifs prédéfinis.

Cependant, l’interface de Teams n’est pas toujours simple et intuitive à utiliser et la version basée sur le navigateur web n’est disponible que sur Edge ou Chrome.

  1. FreeConferenceCall : pour les visioconférences de grande capacité

FreeConferenceCall est une solution américaine et gratuite, très populaire en entreprise, car elle permet d’organiser des vidéoconférences réunissant jusqu’à 1 000 participants.Toutefois la qualité de la vidéo et de l’audio peut être assez fluctuante.La version basée sur le navigateur web est surtout disponible via Firefox ou Chrome.Les utilisateurs de Safari ou Explorer n’ont pas accès aux fonctionnalités de partage d’écran par exemple.

  1.  LoopUp & Lifesize : des solutions gratuites pour les petites équipes 

LoopUp ou Lifesize sont de bonnes applications de réunion en ligne gratuites pour les entreprises et startups comportant de très petites équipes

Elles octroient des heures de réunion illimitées pour un maximum de 10 participants. Ces deux services facilitent aussi la planification des réunions avec des intégrations communes de courrier électronique et de calendrier.

En revanche, ni l’une ni l’autre ne semble offrir d’options de messagerie et discussion d’équipe en dehors des salles de conférence.

  1. Jitsi Meet : pour les points en face à face et les visioconférences non planifiées

Jitsi est une excellente application open source et gratuite pour lancer rapidement une réunion en ligne. Vous n’avez même pas besoin de créer de compte pour y accéder.

En revanche, il est impossible de planifier des réunions. Tous les participants doivent donc avoir été avertis de l’événement par un autre moyen (mails, réseaux sociaux, appels, etc.) et être disponibles au moment où vous lancez la réunion. 

Les avantages des solutions payantes de meeting en ligne

Les logiciels de meeting en ligne payant offrent davantage de fonctionnalités et moins de restrictions que les versions gratuites. Les solutions de visioconférences payantes peuvent aussi s’intégrer dans un système de communications unifiées pour améliorer votre agilité et votre productivité. 

Avec RingCentral MVP, vous pourrez ainsi organiser vos réunions téléphoniques et vidéoconférences avec une simplicité et une flexibilité optimales. Vous bénéficiez, entre autres :

Le système RingCentral est ainsi une solution professionnelle qui s’adapte aux besoins actuels et futurs de votre entreprise.

Publié le 11 Mar, 2022

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